Vi tog steget - nu fortsätter LEAN-resan
Central administration kartlägger sitt arbetsflöde i pilotprojekt
Sju dagar och 32 minuter– Det blev tidsvinsten när den centrala administrationen gjorde en första Lean-kartläggning av sitt arbetsflöde och hittade tidstjuvar i hanteringen.
Redan vintern 2006 insåg personalen på den centrala administrationen att de var tvungna att göra någonting åt sin arbetssituation. Med en helt ny organisation för dörren skulle det inte längre vara möjligt att hålla kvar vid det gamla arbetssättet där en person på varje förvaltning följde ett ärendes gång genom de olika instanserna, från lådan för inkommen post, genom olika nämnder, utskott och arbetsgrupper, ända upp till kommunfullmäktige. Lean blev rätt verktyg
-Tidigare kunde ju en person ha järnkoll på alla ärenden inom sin förvaltning, men när vi nu gått ifrån nämndtänkandet blir ärendehögen alldeles för stor för en person att överblicka, säger Eivor Lindahl, chef för centrala administrationen.
-När vi då istället blev tre personer som skulle jobba tillsammans fick vi snabbt problem med överlämningar och vi märkte att saker lätt ramlade mellan stolarna. Vi fick lägga mycket tid på att springa runt och leta efter ärenden och fråga varandra om hjälp, säger Eivor.
När så Lean introducerades insåg arbetslaget att det nu kanske fanns ett verktyg som kunde förbättra flödet och göra processen enklare.
Lång kartläggning
Pilotprojektet blev att kartlägga ett ärendes gång, från det att handlingen upprättats, till dess att ett beslut har fattats i kommunfullmäktige. Detta projekt fick dock snabbt brytas ner till mindre delar, eftersom processen visade sig bli för stor för att överblicka på en gång. Bara kartläggningen mellan inkorgen fram till kommunstyrelsens arbetsutskott visade sig kräva ett drygt fyra meter långt papper.
Kartläggningen visade att normalgången för ett ärende fram till kommunstyrelsens arbetsutskott sträckte sig över 30 dagar, där den värdeskapande arbetstiden bestod av 80 minuter. En stor del i glappet mellan den värdeskapande arbetstiden och den verkliga tiden beror på att processen är styrd av att utskottet bara sammanträder varannan vecka. Det finns dessutom många regler som måste följas som också tar tid.
Hittade tidstjuvar
-Vissa saker i arbetsflödet går ju inte att göra någonting åt, utan ligger utanför vår kontroll, säger Eivor Lindahl. Det viktiga var att hitta ett standardiserat arbetssätt som fungerar.
Arbetslaget lyckades göra en ny skiss av samma arbetsflöde, men den här gången hade man fått ner den totala hanteringstiden till 23 dagar, där samma arbete kunde göras på 48 minuter. Detta innebär alltså att man redan efter en första kartläggning frigjort 32 minuter
arbetstid som kan läggas på annat.
-Ja nu har vi gjort en tredjedel av resan, säger Camilla Georgoussi, som tillsammans med Ullagun Sundberg-Svensson och Dorte Herlev Hansson sköter ärendehanteringen i kommunen
-Nu vill vi fortsätta med resten, och sedan kan jag tänka mig många andra processer som vi kan ta tag i, men vi tar ett steg i taget.
Text: Andreas Gleisner.
Skissen över arbetsflödet inom den centrala administrationen täcker en cirka fyra meter lång duk, detta trots att det bara är ungefär en tredjedel av den totala processen som ritats upp.
